Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on tietosuojalain (1050/2018) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Päivitetty 9.2.2024.
1. Rekisterinpitäjä
Minna Elovehmas (toimii OP kevytyrittäjä ilman y-tunnusta)
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Minna Elovehmas
minna.studioelove@gmail.com
3. Rekisterin nimi
Selosteen kohteena olevien rekisterien nimet:
Studio Elove -valmennuspalvelun asiakasrekisteri
Kurssi- tai palvelukohtainen sähköpostilista (osallistujille viestintään)
Rekisteriin rekisteröityjä ovat Studio Eloven valmennuksiin osallistuvat henkilöt ja/tai yritykset ja/tai yrityksen yhteyshenkilö(t).
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on
Palveluihin ilmoittautumisten käsittely
yhteydenpito asiakkaisiin
Laskutus ja kirjanpito
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Studio Elove -valmennuspalvelun asiakasrekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
Perustiedot: nimi, osoite ja sähköposti
Palvelutiedot: valmennuspalvelu(t), johon/joille asiakas on ilmoittautunut
Suostumukset: rekisteröidyn antamat suostumukset
Laskut: asiakkaalle lähetetyt laskut, joissa näkyvät em. perustiedot sekä palvelutiedot
Yrityksen tiedot: yrityksen nimi, yrityksen yhteyshenkilön tiedot sekä laskutustiedot, jos palvelun ostaja on yritys.
Asiakasrekisteriin tallennettavia tietoja säilytetään maksimissaan 10 vuotta. Tietoja säilytetään OP Kevytyrittäjä Y-tunnukseton -palvelussa ja Squarespace-verkkosivustopalvelussa. Lisäksi www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä lähtee viesti yhteen sähköpostiosoitteeseen.
Kurssi- tai palvelukohtainen sähköpostilista -rekisteriin tallennettavia tietoja on asiakkaan sähköposti. Sähköpostilistaa käytetään kurssin/palvelun ajan Gmail-sähköpostipalvelussa ja se poistetaan viimeistään 2 kk jälkeen kurssin/palvelun loppumisesta.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Kohdassa kolme (3) mainittuihin rekistereihin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta itseltään verkkosivuilla sijaitsevan ilmoittautumislomakkeen kautta. Asiakas voi antaa ilmoittautumis- ja/tai laskutustiedot myös muiden yhteydenottokanavien kautta esimerkiksi sähköpostilla tai sosiaalisen median palveluiden kautta.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Palvelun laskutuksessa käytetään OP Kevytyrittäjä Y-tunnukseton -palvelua, jonka palveluntarjoaja on Pivo Wallet Oy. Asiakkaan henkilötietoja (nimi, osoite, sähköposti ja valmennuspalvelu(t), johon/joille asiakas on ilmoittautunut) luovutetaan Pivo Wallet Oy:lle laskutuksen mahdollistamiseksi. Pivo Wallet Oy toimii luovutettavien henkilötietojen käsittelijänä rekisterinpitäjän toimeksiannosta voimassa olevan henkilötietoja koskevan lainsäädännön mukaisesti. Pivo Wallet Oy voi käyttää kolmansia osapuolia kuten muita tietojen käsittelijöitä OP Kevytyrittäjä Y-tunnukseton -palvelun tarjoamisen yhteydessä. Tällaiset kolmannet osapuolet voivat sijaita myös Euroopan talousalueen ulkopuolella, kuten USA:ssa. OP Kevytyrittäjä Y-tunnukseton -palvelun rekisteriseloste on nähtävillä OP Kevytyrittäjä -palvelun tietosuojaseloste ja palvelun ehdoista lisää OP Kevytyrittäjä Y-tunnukseton -palvelun käyttöehdot (luku 9).
Verkkosivujen alustana on Squarespace-palvelu, joka sijaitsee EU- ja ETA-alueen ulkopuolella. Squarespacen toimii yleisten EU:n tietosuoja-asetusten mukaisesti. Kohdassa viisi (5) mainitut tiedot kerätään pääsääntöisesti Squarespace:n verkkolomake-toiminnallisuuden avulla, valmennuksen ilmoittautumislomakkeella. Tiedot jaetaan Squarespace:n kanssa, jotta he pystyvät tarjoamaan tarvittavat verkkosivupalvelut. Squarespacen tietosuojasta voit lukea täältä:Squarespace privacy policy (Squarespace tietosuojaseloste).
Verkkolomakkeilla lähetetyistä viesteistä lähtee viesti yhteen Gmail-sähköpostiosoitteeseen. Lisäksi kurssi/palvelukohtainen valmennukseen osallistuvien sähköpostilista säilytetään Gmail-sähköpostipalvelussa. Googlen palvelimet sijaitsevat eri puolilla maailmaa, ja tietoja voidaan käsitellä muualla kuin Rekisterinpitäjän asuinmaassa sijaitsevilla palvelimilla. Tietoihin sovelletaan Googlen tietosuojakäytännön mukaista suojaa riippumatta siitä, missä niitä käsitellään. Lisätietoja aiheesta: Googlen tietosuojakäytännöt -sivulla.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterien käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja, palvelimia ja henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti, ja vain niiden asianomaisten toimesta, joille käsittely kuuluu. Fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.
OP Kevytyrittäjä Y-tunnukseton-, Squarespace- ja Gmail-palveluiden suojausten periaatteet ovat kuvattu palveluiden omissa tietosuojaselosteissa/sopimuksissa, joihin linkit löytyvät kohdasta 7.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).